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                                           广东国厨盛宴餐饮服务有限公司

                                                                       项目运作流程

  国厨盛宴顿餐饮对于宴会场地的布置一直追求极致,宴会现场一般使用长方形格局,靠前设置固定或活动的主席台和相应的服务房间、休息室等。宴会定制就是根据客人的要求,把宴会场地设到客户要求的地方,而宴会的内容及服务水平丝毫不能降低。少到十几人,多到百余人的宴席,只要客人在一周前提出预订,他们就会先到现场考察,与顾客反复商讨细节,到了预定时间,他们会带上美酒美食美厨,开着冷藏车、保温车,宴会服务员、酒吧服务员一同出动,直接开赴顾客家,或顾客指定的度假村、风景区。宴会地点不限,室内户外均可;宴会时间不受限制,午宴、晚宴都行。由于背后有套专业团队,无论是顾客需要烧烤,还是鸡尾酒会,或是西式自助餐,他们均能根据顾客要求提供。


一、宴会预订阶段

宴会预订的主要工作流程如下:

      宴会洽谈→接受预订→填写宴会预订单→填写宴会安排日记本→签订宴会合同书→收取订金→跟踪查询→正式确定→发布宴会通知

      国厨盛宴要了解有关宴会活动的各种信息,它为宴会活动的策划和设计提供正确、充足、必要的依据,这些信息包括:

       ① 赴宴客人人数。② 宴会规格。③ 宾客风俗习惯。④ 宾客生活忌讳。⑤ 宾客特殊需要。⑥ 如果是外宾,还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点等。

      对于规格较高的宴会,还应掌握下列事项:

       ① 宴会的目的和性质。② 宴会的正式名称。③ 宾客的年龄和性别。④ 有无席次表、坐位卡、席卡。⑤ 有无音乐或文艺表演。⑥ 有无司机费用等。⑦ 主办者的指示、要求、想法。

二、设计策划阶段

       宴会的设计与策划,餐饮策划人员在受理预订后在举办宴会前,根据有关信息资料和宴会规格要求,编制出题突出,科学合理,令主办者满意的宴会活动策划书。宴会计划的内容要求详细、明      了,只有经过周密的策划与设计之后,才能进行宴会准备和组织实施。

三、执行准备阶段

      好的开始是成功的一半,一场宴会事前的准备工作是否善、彻底,关系到宴会的成败。试想当宴会主人驾临宴会会场时,看到一切准备工作井然有序,其心情必定是欢愉且满意的;一旦留下完美的第一印象,宴会人员便可顺利地与其商谈其余细节。下面以宴会现场为例,分别介绍宴会前的准备工作。

宴会场地布置

人员的分工

      人员分工必须根据宴会类型,针对迎宾、值台、备餐、传菜、酒水、服务桌、供酒、区域负责人等进行工作任务分配,将任务落实到每个人。国厨盛宴主管应在宴会开始前,计算所需服务人员的总数,若有人数不足的情形,宜提早申请临时工。为确保临时工能随时补缺,公司需预先安排临时工的来源,比如对社会人士、学校或公司其他部门的人员进行培训,并随时保持联系以备不时之需。

物品的准备

      开宴前的检查,是宴会举行前的关键环节,它是消除宴会隐患,将可能发生的事故降至最低,确保宴会顺利、高效、优质运行的前提条件,是必不可少的。宴会的组织在各项准备工作基本就绪后,应该立即对餐台进行检查。检查的主要内容包括餐桌的检查、卫生检查、安全检查和设备检查,具体内容如下:

◇ 检查盆花是否新鲜,玻璃、银器是否檫拭光亮。

◇ 检查桌布和餐巾是否有破损的情况,应确保其干净卫生。

◇ 维护服务区域与工作台的整洁。

◇ 检查服务人员是否随身携带笔、打火机及开罐器等必备物品。


为准备好宴会,增加宴会收入,国厨盛宴顿设计了一份出色的“宴会指导检查表”,供宴会销售使用,包括以下内容:

 ① 宴会联系人的姓名、地址、电话。

 ② 将要使用哪一宴会现场、坐位风格、具体服务时间。

 ③ 招待─开胃小吃、装饰与音乐。

 ④ 赴宴人数、保证人数、主席台位人数和保证日期。

 ⑤ 菜单、酒单─鸡尾酒、葡萄酒、其他菜品。

 ⑥ 价格多少。包括税金服务费在内的价格、服务费或小费如何处理、谁来为宴会活动付款,何时付。

 ⑦ 晚宴或晚宴舞会,表演者到位名单、出场顺序。

 ⑧ 晚餐后舞会:是否清台。

 ⑨ 承诺的所有项目是否能按时交付(宴会前要再次检查)

 ⑩ 服务时间厨师、领班有无变动。

◇ 保证酒吧正常运转。

◇ 主席台位与坐位的风格与要求一致。

◇ 坐位数与摆台人数的一致。

◇ 衣帽间打开,并有侍者服务。

◇ 花草和烛台与预定要求一致。

◇ 室温、特殊灯光设施。

◇ 麦克风工作效果检查,讲稿架、讲词提示器正常工作。

◇ 雪茄、香烟按预定要求准备,足够的烟缸和火柴。

◇ 旗帜、横幅、标志摆放到位,过道、房间设置指示牌。

◇ 摄影、摄像、录音设备正常运作。


宴会前集会

      待一切设备、摆设的事前检查完成后,紧接着应在宾客达到之前集合员工召开宴会前会议,告知该宴会的注意事项。许多宴会服务工作大量采用钟点工及临时工来源不一,层次参差不及,不似已受过严格训练的公司正式员工。为同意服务作业,需要事先就宴会服务工作充分协调,并且给予最精确的指示,所以服务前的集合会议不可省略,以免服务发生失误。

会议前,当班主管必须先跟负责接洽的主办者进行沟通协调,了解主办者的需求和宴会进行的方式,然后再跟主厨商讨菜单内容,并让主厨了解宴会进行的程序,以便控制出菜时间。会议开始前,宴会主管集合员工,点名,确认人员是否到齐,一旦有缺席便应立刻调派人员替补,检查员工的服装仪容,尤其是临时工作人员和钟点工。必须使所以员工认识到,一点穿上公司的制服,所有行为都代表着公司,半点马虎不得。接着应详细说明该场宴会的性质、菜单内容、每道菜的服务方式、客人的特别需求、每位服务人员所应服务的桌(人)数、上菜的顺序、上菜的信号以及其他相关注意事项。解说完毕,便分配服务区域,并且由服务人员自己提问,务必使员工在每一个工作细节都能达成公识。举办大型宴会时分秒比争,所以领班必须在有限时间内将该宴会的注意事项清楚告知员工,并将宴会结束后的工作进行妥善的安排,使整个宴会得以圆满完成且有效率地进行地善后工作。为使宴会工作顺利、有效率,人员集合时所讲的内容应以重点式的告知方式为主。至于其他服务上应注意的细节,则可斟酌集合后所剩余的时间再行告知。

      宴会当中菜肴的展示、上菜、收拾均需同步进行,所以必须有统一的动作和信号传达指令。一般小型宴会便以服务主宾的服务员动作为信号,但在大型宴会中,由于服务员不一定能看清楚服务主宾的服务员的动作,因此都以当班主管规定的信号来指挥所有服务人员的行动,举手、点头或其他容易看到的动作均可作为服务信号。在欧美国家,有些宴会场所在厨房入口处上方装设彩色电灯,以亮灯为信号,指挥所有服务人员。例如,绿灯表示可到厨房端菜,黄灯表示待命,红灯表示开始收拾等。

组织实施阶段

组织实施阶段一般工作程序包括:

      宴会现场的接洽→迎客→客人入坐→铺餐巾、拆筷子套、上小毛巾→斟酒上菜→席间服务不同的宴会形式(如中式宴会、鸡尾酒会、自助餐等)或不同主题的宴会(如婚宴、寿宴等),其具体的宴会程序也有差异。国厨盛宴承办结婚宴会都有一套规定的程序,见表3-1。

迎接顾客光临

      临近宴会时间,可安排若干服务人员列队于宴会现场门口等待迎接客人。列队时需注意高矮顺序,有些宴会现场甚至规定男女服务员各站一边。

另外,衣帽间的管理也是迎接客人的一环,亲切的服务将十宾客留下美好印象。客人如有物品需寄放于衣帽间,管理员便会在寄放物上挂一个号码牌,然后将同一号码的副牌交给客人当收据,客人离去时再凭副牌领回寄放物。


宴会结束工作

      宴会结束后,要认真做好收尾工作,使每一次宴会都有一个圆满的结局。宴会结束工作程序包括:结帐→送客→撤桌→清场→追踪→建档

现就主要工作说明如下:

结帐工作

      宴会后的结帐工作是宴会收尾的重要工作之一,结帐要做到准确、及时,如果发生差错,多算则会导致主办单位的不满,影响宴会现场的形象;少算则使宴会现场的利润受损失,相应增加了宴会成本。

桌、清场

  宴会结束后,宴会主管人员应监督服务人员按照事前的分工,整理宴会场地,抓紧时间完成清洗餐具,整理餐厅的工作。负责清洗餐具的服务人员要做到爱护餐具,洗净檫净,分类摆放整齐,把餐具的破损率到最低。负责整理宴会现场的服务人员要把宴会现场恢复原样,工作包括撤餐台、收餐椅、搞好宴会现场场面卫生等。宴会组织者在各项工作基本结束后要认真进行全面检查,最后关上电灯,切断电源,关好门窗。

跟踪回访

      跟踪回访的目的是征求意见,改进工作。每举办一次大型宴会,对宴会组织者、服务员和厨师都增加了一次高水准服务的经历,所以说,宴会结束后,应该认真总结经验教训,以利于搞好服务工作。


在宴会结束后,国厨盛宴经理或主管应主动征询主办单位或主办个人对宴会的评价及意见,发现问题可进一步改进,并向他们表示感谢,以便今后加强联络。征求意见可以从菜肴、服务、宴会现场设计等几个方面考虑。如客人对菜肴的口味提出意见和建议时,应虚心接受,及时转告厨师,以防止下次宴会再出现类似问题。征求意见可以是书面的,也可以是口头的。如果在宴会进行中发生一些令人不愉快的场面,要主动向宾客道歉,求得宾客的谅解。

顾客离店后,国厨盛宴要及时跟踪回访。国厨盛宴秘书需打印一份跟踪表或表示感谢和征求意见表交付预订员,由预订员亲自拜访或打电话给客户,表示感谢,追踪客户对此宴会的满意程度以及公司所需改进之处,表示对客户的一种售后服务,并希望今后继续加强合作。或者由国厨盛宴经理寄一份感谢函给每一位宴会的主办人员,并请其评估该次宴会的优缺点,作为公司工作人员今后改进的依据。如果顾客负面反映局多,产生误解之处便应及时解释清楚,但若情况属实,则可找到改进方向。如果客人反映是正面的,即可作为日后推广宴会业务的卖点。